Uitdaging 4: Communicatie en samenwerking
Uit de serie: het overwinnen van uitdagingen in partnerorganisaties en de rol van coaching hierbij
inleiding
In de dynamische wereld van vandaag staan partnerorganisaties, waaronder accountants- advies en advocatenkantoren, voor een complexe reeks uitdagingen die zowel de organisatie als haar medewerkers beïnvloeden. De verwachtingen vanuit de samenleving en de unieke aard van het werk, variërend van het beheren van financiële complexiteit tot het navigeren door complexe juridische vraagstukken brengen een aantal uitdagingen met zich mee die de groei en het welzijn van deze organisaties kunnen aantasten.
Deze uitdagingen gaan verder dan puur zakelijke obstakels. Van hoge werkdruk en het vinden van een evenwicht tussen werk en privé tot het stimuleren van loopbaanontwikkeling, het bevorderen van effectieve communicatie en veranderingsbereidheid, het zijn kwesties die de kern raken van zowel het functioneren van de organisatie als die van de individuele medewerkers.
In deze complexe omgeving is de behoefte ontstaan om bij het bepalen van strategieën niet alleen rekening houden met de professionele prestaties, maar ook met de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers.
Hier komt coaching naar voren als een krachtig en veelzijdig instrument. Coaching kan een zeer belangrijke rol spelen bij het aanpakken van deze uitdagingen en het ondersteunen van zowel de organisatie als haar medewerkers bij het maximaal benutten van hun volledige potentieel.
In vijf artikelen besteden wij aandacht aan vijf grote worstelingen binnen partnerorganisaties, hun impact op de organisatie, het management en de medewerkers, en hoe coaching een rol kan spelen om deze obstakels te overwinnen.
Door deze uitdagingen te begrijpen en te omarmen, kunnen partnerorganisaties niet alleen veerkrachtiger worden, maar ook een omgeving creëren waarin zowel de organisatie als haar medewerkers kunnen floreren.
In de vorige artikelen bespraken we de eerste drie uitdaging, de hoge werkdruk en stress (1), work-life balans (2) en het dilemma van loopbaanontwikkeling (3). In dit artikel bespreken we de vierde uitdaging, goede communicatie en samenwerking.
Uitdaging 4: communicatie en samenwerking
Binnen partnerorganisaties zijn complexe taken en projecten aan de orde van de dag. Het succesvol voltooien van deze taken vereist nauwe samenwerking en effectieve communicatie tussen verschillende teamleden. Niet goed lopende communicatie en gebrek aan echte samenwerking kunnen ernstige gevolgen hebben voor de kwaliteit van het werk en de organisatieprestaties.
De noodzaak van samenwerking en communicatie
Vragen van klanten vereisen tegenwoordig steeds meer van een team gezien de complexiteit en tijdsdruk, maar ook de verwachting van een multidisciplinaire aanpak en een combinatie van vaardigheden en expertise. Samenwerking tussen verschillende teamleden en collega’s uit andere teams, elk met hun eigen specialisatie, is daarom essentieel om verschillende aspecten van een vraag te integreren en binnen de daarvoor beschikbare tijd tot een succesvolle afronding te komen. Effectieve communicatie is de lijm die de diverse componenten van een project samenbrengt en helpt bij het delen van kennis en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op één lijn zitten.
In veel opleidingen tot accountant, notaris, fiscalist en advocaat wordt weinig aandacht besteed aan effectieve communicatie en goede samenwerking. Sommige professionals zijn van nature goed in deze zeer belangrijke vaardigheden, maar een groot deel van de professionals zal dit op de werkvloer echt goed moeten leren. Indien hier niet voldoende aandacht aan wordt besteed of niet op de juiste manier plaatsvindt, zal er in een stressvolle periode niet op de juiste manier worden samengewerkt of gecommuniceerd.
En dat is jammer, want dit kan tot allerlei ongewenste en negatieve gevolgen leiden, zowel voor de medewerker als voor de organisatie.
Wat IS GOEDE SAMENWERKING en effectieve communicatie EIGENLIJK?
Goede samenwerking en effectieve communicatie zijn de bouwstenen van het succes van partnerorganisaties en dragen bij aan het behalen van organisatiedoelen. Maar wat betekent dit in de praktijk binnen deze professionele omgevingen?
Goede samenwerking en effectieve communicatie omvatten de volgende componenten:
Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden: Elk teamlid begrijpt zijn of haar rol en verantwoordelijkheden binnen projecten en processen, wat structuur en efficiëntie bevordert.
Open communicatie: Een cultuur van openheid stelt medewerkers in staat om vragen te stellen, zorgen te uiten en feedback te geven, waardoor misverstanden en conflicten worden voorkomen.
Samenwerkingsvaardigheden: Medewerkers zullen vaardigheden moeten bezitten (of ontwikkelen) die de cruciaal zijn voor een goede samenwerking, zoals luisteren, onderhandelen en effectief samenwerken in multidisciplinaire teams.
Vertrouwen: Een atmosfeer van vertrouwen tussen teamleden is essentieel en berust op eerlijkheid, betrouwbaarheid en het nakomen van beloften.
Gezamenlijke doelen: Teamleden begrijpen en omarmen gemeenschappelijke doelstellingen en begrijpen hoe hun individuele bijdragen bijdragen aan het bereiken van deze doelen.
Effectieve besluitvorming: Samenwerking omvat het vermogen om gezamenlijk beslissingen te nemen en overeenstemming te bereiken over strategische kwesties.
Het belang van goede samenwerking en effectieve communicatie wordt duidelijk in partnerorganisaties, waar complexe projecten en vragen van klanten vereisen dat medewerkers hun krachten bundelen om hoogwaardige diensten te leveren. Het creëren van een dergelijke samenwerkingscultuur is van cruciaal belang voor het verbeteren van prestaties, het verminderen van inefficiëntie en het verminderen van juridische risico's.
Gevolgen van slechte communicatie en samenwerking
Dat goede communicatie en samenwerking van essentieel belang is binnen organisaties zal niet door veel mensen in twijfel worden getrokken. Het is namelijk gewoonweg irritant als er geen goede communicatie is binnen een team of organisatie. Maar naast de irritatie die het oplevert, leidt een gebrekkige communicatie en slechte samenwerking ook tot andere negatieve gevolgen die de prestaties en zelfs het voortbestaan van de organisatie in gevaar kunnen brengen.
Slechte communicatie en samenwerking leiden inderdaad tot veel irritatie op de werkvloer en verlaagt daarmee voor veel mensen het werkplezier. Dit is een groot probleem, want het gevolg hiervan kan zijn dat op den duur meer dan een gemiddeld aantal medewerkers kan besluiten om de organisatie te verlaten (en in deze krappe arbeidsmarkt is het niet zo makkelijk om hier vervanging voor te vinden). Er zijn echter ook andere negatieve gevolgen die minstens net zo relevant zijn. Dit zijn onder andere:
Inefficiëntie en dubbel werk: Slechte communicatie kan leiden tot inefficiëntie doordat teamleden niet volledig op de hoogte zijn van elkaars taken, wat dubbel werk en verspilling van tijd en middelen veroorzaakt.
Gemiste deadlines en vertragingen: Een gebrek aan duidelijke communicatie en samenwerking kan leiden tot gemiste deadlines en vertragingen in projecten, met negatieve invloed op organisatieprestaties en klanttevredenheid.
Juridische risico's en onjuiste Informatie: Inaccurate communicatie kan leiden tot juridische risico's door onjuiste beslissingen en documentatie. Dit kan financiële gevolgen hebben en de reputatie van de organisatie schaden.
Verstoorde werkrelaties en verminderde Betrokkenheid: Slechte communicatie en samenwerking kunnen werkrelaties verstoren en de betrokkenheid van medewerkers verminderen, wat de motivatie en productiviteit beïnvloedt.
Kortom, allerlei gevolgen die uiteindelijk effect hebben op het resultaat en de omzet van de organisatie en zelfs van invloed kunnen zijn op de continuiteit. Des te meer redenen om, als dat nog niet voldoende wordt gedaan binnen de organisatie, veel aandacht te besteden aan een goede samenwerking en effectieve communicatie.
effectieve communicatie en samenwerking, wie kan wat doen?
De gevolgen van slechte communicatie en samenwerking benadrukken het belang van effectieve communicatie en samenwerkingsvaardigheden binnen partnerorganisaties. Het vermogen om duidelijk te communiceren, informatie te delen en constructief samen te werken is cruciaal voor een soepele organisatie en het leveren van hoogwaardige diensten aan klanten wat weer van invloed is op het resultaat en de winstgevendheid van de organisatie.
Er zijn honderden dingen te bedenken die je kunt doen op het gebied van effectieve communicatie. Deze stappen dienen niet alleen vanuit de organisatie zelf genomen te worden maar ook het management (de partners, directors en andere senior medewerkers) en medewerkers zelf hebben hier een verantwoordelijkheid in te nemen. Hier vind je een aantal belangrijke aspecten in dit kader:
De Organisatie:
Cultiveer een samenwerkingsvriendelijke cultuur: Het is belangrijk dat de organisatie een omgeving creëert waarin samenwerking wordt gewaardeerd en zelfs wordt aangemoedigd. En dat is soms best lastig in een organisatie die bestaat uit verschillende winst- en verliesrekeningen, en waarbij het succes van een partner of team vaak grotendeels af te lezen valt uit de hoeveelheid gedeclareerde uren. Er kan vanuit een bestuur nog zo hard gezegd worden dat er echt meer samengewerkt moet worden, maar als uiteindelijk het belonings- en beoordelingssysteem dit niet aanmoedigt, wordt het ingewikkeld om dit ook daadwerkelijk te realiseren. Met een cultuuromslag, waarbij bijvoorbeeld samenwerkingsdoelstellingen worden opgenomen in de strategie en waarbij samenwerking ook daadwerkelijk, in welke vorm dan ook, wordt beloond, kan dit worden bewerkstelligd.
Faciliteer communicatiekanalen: Zorg ervoor dat medewerkers toegang hebben tot de juiste communicatiemiddelen, zoals digitale platforms voor kennisdeling en samenwerking en maak deze ook zo toegankelijk mogelijk. Stimuleer en motiveer medewerkers om deze te gebruiken en laat medewerkers zien wat het oplevert.
Bied training en ontwikkeling aan: Investeer in trainingen die gericht zijn op communicatie- en samenwerkingsvaardigheden om medewerkers te helpen deze te ontwikkelen. Creëer tegelijkertijd een cultuur waarin mensen gestimuleerd worden om zichzelf te blijven ontwikkelen op dit gebied. Probeer er voor te zorgen dat medewerkers ook daadwerkelijk aan de slag kunnen met datgeen wat ze hebben geleerd. Stimuleer ze om er met hun collega’s over te praten, door te oefenen en door zichzelf steeds verder te ontwikkelen.
Management (De partners, directors en andere senior medewerkers)
Stel duidelijke verwachtingen en doelen: De aller belangrijkste taak voor het management is om heldere verwachtingen te stellen en doelen te communiceren. Investeer in trainingen die gericht zijn op communicatie- en samenwerkingsvaardigheden om medewerkers te helpen deze te ontwikkelen. Creëer tegelijkertijd een cultuur waarin mensen gestimuleerd worden om zichzelf te blijven ontwikkelen op dit gebied. Dingen gaan dan een eigen leven leiden; iedereen geeft zijn eigen invulling aan hetgeen er is gezegd, wat leidt tot chaos en wantrouwen naar elkaar toe.
Coaching en mentoring: Leden van het management kunnen als coaches optreden en medewerkers begeleiden bij het ontwikkelen van samenwerkingsvaardigheden. Mentoringprogramma's kunnen nuttig zijn om ervaren medewerkers te koppelen aan nieuwkomers.
Creëer ruimte voor open dialoog: Management moeten openstaan voor feedback en discussie en een omgeving bevorderen waarin medewerkers zich vrij voelen om vragen te stellen en zorgen te uiten. Geef mensen de mogelijkheid om met elkaar intervisie te doen in een veilige omgeving of ga aan de slag met een reversed mentoring programma waarbij nieuwere medewerkers de mogelijkheid krijgen om met meer senior medewerkers hun inzichten te delen. Ook praten over je eigen twijfels en kwetsbaarheden kan een hele goede manier zijn om medewerkers echt te laten zien dat ze zich vrij mogen voelen.
De Medewerkers:
Investeer in zelfontwikkeling: Als medewerker kun je proactief werken aan het verbeteren van hun communicatie- en samenwerkingsvaardigheden door deel te nemen aan trainingen en workshops. Wees als eerlijk over datgeen wat volgens jou verbeterd kan worden en praat met je collega’s of leidinggevende over de mogelijkheden om dit verder te ontwikkelen. Sta open voor feedback en zie het als een mogelijkheid tot zelfontwikkeling, in plaats van als pure kritiek.
Luister actief en stel vragen: In plaats van dingen zelf te gaan invullen en aannames, op basis van je eigen referentiekader, te doen kan het helpen om de LSD-methode (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen) toe te passen bij effectieve communicatie. Actief luisteren en vragen stellen om verduidelijking te krijgen is essentieel. Hoe meer je dit oefent, hoe natuurlijker het wordt om je dit eigen te maken.
Wees proactief in het oplossen van conflicten: Zorg ervoor dat je als medewerker conflicten constructief benadert en probeert deze op te lossen in plaats van ze te vermijden of er alleen maar over gaat mopperen zonder dat je daadwerkelijk actie onderneemt. Het is daarbij cruciaal dat er openheid in communicatie is en belangrijk dat je oprecht bent in de wil om het op te lossen.
Door met de gehele organisatie, inclusief management en medewerkers, aandacht te besteden aan deze aspecten kan een cultuur van goede samenwerking en effectieve communicatie worden bevorderd. Coaching kan dienen als een aanvullend instrument om deze inspanningen te ondersteunen, waarbij coaches individuele begeleiding bieden aan zowel management als medewerkers om hun communicatie- en samenwerkingsvaardigheden te verbeteren en of met teams aan de slag kan gaan om deze verbetering te bewerkstelligen. Op deze manier kunnen partnerorganisaties de communicatie- en samenwerkingsuitdagingen aanpakken en een productievere, beter samenwerkende werkomgeving creëren.
In het volgende deel van dit artikel zullen we in meer detail de rol van coaching in het aanpakken van communicatieproblemen en het bevorderen van effectieve samenwerking bespreken.
De rol van coaching in het verbeteren van communicatie en samenwerking
Teamcoaching en individuele coaching zijn effectieve benaderingen om communicatieproblemen en samenwerkingsuitdagingen binnen partnerorganisaties aan te pakken.
Zo kan er met een coach gekeken worden naar de oorzaak van de minder goede communicatie en samenwerking en vanuit daar met het team aan het “probleem” worden gewerkt en kan er worden gebouwd (zie bijvoorbeeld ook het programma LINK (www.decoachkeet.nl/LINK).
Door middel van coaching kunnen individuen en teams ook hun communicatievaardigheden verbeteren en leren hoe ze effectief kunnen luisteren en duidelijk kunnen spreken. Coaches kunnen ook helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden zoals empathie, conflictbeheersing en het opbouwen van een sterke basis voor vertrouwen, wat cruciaal is voor een gezonde en productieve samenwerking.
In coachingssessies kan de nadruk dan liggen op het versterken van communicatievaardigheden, zowel verbaal als non-verbaal, evenals het verbeteren van luistervaardigheden. Deelnemers worden zich bewust van hun communicatiepatronen en leren hoe ze effectiever kunnen communiceren met collega's en klanten.
Coaching richt zich ook op het aanpakken van conflicten en het bevorderen van constructieve feedback. Teams leren hoe ze openlijk kunnen communiceren over meningsverschillen en uitdagingen, zonder de werkrelaties in gevaar te brengen. Coaches helpen teamleden bij het ontwikkelen van effectieve strategieën voor conflictoplossing, zoals empathie, begrip en het vinden van gemeenschappelijke grond.
Een essentieel element van succesvolle samenwerking is het opbouwen van onderling vertrouwen. Coachingssessies richten zich op het creëren van een veilige omgeving waarin teamleden openlijk kunnen communiceren en hun gedachten en gevoelens kunnen delen. Dit vertrouwen vormt de basis voor synergie, waarbij teamleden effectief samenwerken en elkaars sterke punten benutten.
Bovendien benadrukt coaching het belang van empathie en begrip als essentiële elementen van effectieve communicatie en samenwerking. Teamleden worden aangemoedigd om zich in de positie van anderen te verplaatsen en rekening te houden met verschillende perspectieven. Hierdoor kunnen ze beter met elkaar communiceren, misverstanden verminderen en conflicten voorkomen.
Door de geleerde vaardigheden toe te passen in hun dagelijkse werkzaamheden, kunnen teamleden en individuen positieve veranderingen realiseren binnen de organisatie. Ze worden effectievere communicators, kunnen beter omgaan met uitdagingen en dragen bij aan een cultuur van samenwerking en respect.
Conclusie
Binnen partnerorganisaties zijn de uitdagingen van complexe projecten en veeleisende klanten aan de orde van de dag. Het succesvol omgaan met deze uitdagingen vereist meer dan alleen individuele expertise; het vereist effectieve communicatie en samenwerking tussen getalenteerde professionals.
Goede samenwerking en effectieve communicatie is niet alleen een wenselijke kwaliteit, maar vormt vooral een spil waarop het succes van partnerorganisaties draait. De ingrediënten voor succesvolle communicatie en samenwerking omvatten duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, openheid, samenwerkingsvaardigheden, vertrouwen, gemeenschappelijke doelen en effectieve besluitvorming. Het cultiveren van deze aspecten vormt de kern van een bloeiende professionele omgeving.
Slechte communicatie en samenwerking leidt niet alleen tot veel irritatie, het kan ook leiden tot bijvoorbeeld inefficiëntie, juridische risico's en verminderde betrokkenheid. Dit is de keerzijde van de medaille: het falen om deze fundamentele pijlers van succes te cultiveren kan aanzienlijke schade veroorzaken.
Daarom is het essentieel voor organisaties om te overwegen hoe ze communicatie en samenwerking kunnen versterken wanneer de communicatie en samenwerking tijdelijk stroef verlopen. Of het nu gaat om het cultiveren van een samenwerkingsvriendelijke cultuur, het aanmoedigen van open dialoog of het investeren in training en ontwikkeling, er zijn genoeg stappen die genomen kunnen worden om de professionele omgeving te verbeteren.
Het goede nieuws is dat coaching bewezen effectief is in het aanpakken van deze uitdagingen. Het kan je helpen het daadwerkelijke “probleem” achter communicatie en samenwerkingsproblemen te vinden en daarmee aan de slag te gaan (zie ook LINK: www.decoachkeet.nl/LINK) en individuen en teams helpen om communicatievaardigheden te verbeteren, conflicten op te lossen en een sterk fundament van vertrouwen op te bouwen. Dit resulteert in een productievere en beter samenwerkende werkomgeving, wat uiteindelijk leidt tot meer omzet!
Als je wel wat hulp kunt gebruiken bij verdere begeleiding of inzichten, dan gaan we hier uiteraard graag over in gesprek. Je zult verbaasd zijn over de positieve veranderingen die u kunt teweegbrengen door eenvoudige, maar effectieve stappen te ondernemen. Samenwerking en communicatie kunnen inderdaad het verschil maken.
In het volgende, en laatste, deel van deze serie zullen we dieper ingaan op de uitdaging van vernieuwing en innovatie binnen partnerorganisaties en hoe coaching hier een bijdrage aan kan leveren.